Upravljanje projektov: med izzivi, ki jih gradbeni inženir ne uči v učilnici

Po končani diplomi in diplomi inženirja se utrdi izpolnitev enega od ciljev, ki si jih vsak študent postavi ob začetku univerzitetnega študija. Še bolj pomembno je, če je kariera, ki doseže vrhunec, na področju, ki ga imate radi. Gradbeništvo je poklic, ki iz leta v leto motivira tisoče študentov, da se vpišejo na univerze z upanjem, da bodo imeli po koncu študija široko področje dela, na katerem bodo lahko razvili svoje osebne in poklicne sposobnosti; saj zajema študijo, projekt, usmerjanje, gradnjo in vodenje del v naslednjih panogah: sanitarni (vodovodi, kanalizacija, čistilne naprave, ravnanje s trdnimi odpadki itd.), cesta (ceste, avenije, mostovi, letališča itd.), hidravlični (nasipi, jezovi, pomoli, kanali itd.) in strukturni (urbanistično načrtovanje, hiše, stavbe, stene, predori itd.).

Vodenje gradbenih projektov je ena izmed disciplin, ki vsak dan privabi več gradbenih inženirjev, da se posvetijo temu strokovnemu področju, in tisti, ki si upajo voditi projekte, ne da bi bili pripravljeni, na koncu trpijo posledice in se zavedajo, da v univerzitetni učilnici ni vse potrebno znanje, da bi se soočili s tovrstnimi izzivi.

Za uspeh pri vodenju gradbenega projekta je treba imeti široko znanje na različnih področjih znanja in dolgoletne izkušnje, kljub temu pa so potrebna dodatna znanja, ki se jih v učilnici ne naučimo, na primer s tem povezani vidiki s čustveno inteligenco in razvojem medosebnih odnosov.

Projekt je načrtovano, začasno in edinstveno prizadevanje za ustvarjanje edinstvenih izdelkov ali storitev, ki povečujejo vrednost ali povzročajo ugodne spremembe. Vsi projekti so različni in vsaka od njih predstavlja situacije in izzive, ki zahtevajo strokovno znanje in obveščevalne podatke, da vedo, kako jih najbolje rešiti. Vendar pa vsakdo, ki začne s projektnim vodenjem, ima v nekem trenutku svoj prvi projekt, in tukaj bomo poskušali pokazati nekaj nasvetov o tem, kako se z njimi ravnati na najboljši način.

Najboljši nasvet, ki bi ga lahko dali gradbenim inženirjem, ki se nameravajo v svojem poklicnem življenju posvetiti področju projektnega vodenja, je, da takoj po diplomi začnejo poglabljati svoje teoretično znanje na tem področju, najboljši način pa je magistrirati, podiplomski študij ali opravite specializirane tečaje za to temo. Inštitut za upravljanje projektov (PMI), neprofitna organizacija in eno največjih poklicnih združenj na svetu, s pol milijona članov, certificiranimi za vodenje projektov v več kot 150 državah, je glavna možnost za začetek učenja vodenja projektov s standardi in certifikati, priznanimi po vsem svetu in narekovanimi po vsem svetu prek skupnih skupnosti. Več informacij o certifikatih PMI lahko dobite na njihovi spletni strani:  www.pmi.org. Druge možnosti po vsem svetu lahko pregledate na spletni strani: www.master-maestrias.com. Kjer je v različnih državah navedeno 44 možnosti za magisterij iz projektnega vodenja. Nekatere od teh tečajev je mogoče opraviti hitro in virtualno, kot je to v primeru Strokovni tečaj o upravljanju projektov (PMP).

Da bi se soočili s tem prvim projektom, ki je ponavadi majhen, predlagamo, da upoštevamo naslednje vidike:

• Preverite, preučite in preučite zelo dobro in podrobno o projektu, ste odgovorni vodja in morate v celotnem upravljanju narediti ključne tehnične odločitve. Na koncu te faze morate poznati celoten postopek gradnje in obseg glede na stroške, čas in kakovost, ki so potrebni za njegovo popolno dokončanje.
• Pripravite svoje cilje in cilje. Kaj se pričakuje od projekta? Kaj pričakujete od vašega upravljanja? Kakšne so koristi za podjetje?
• Na začetku projekta porabite veliko časa, da načrtujete, kako bodo stvari potekale, prosite za mnenje vaše delovne skupine o izdelavi obsega, razporeda, proračuna in prepoznavanja tveganja.
• Spoznajte ekipo in poslušajte njihove potrebe. Ljudje, ki delajo srečno, bodo izkoristili svoj polni potencial za opravljanje svoje delo čim bolj.
• Vključi svojo ekipo. V kolikor se ljudje počutijo identificirani s projektom, bodo imeli boljšo produktivnost.
• Nadzor nad projektom. Opredelite periodična spremljevalna srečanja, kjer nadzirate izvajanje dejavnosti, porabo proračuna, ljudi, tveganja in morebitne nevšečnosti.
• Zainteresirane stranke obveščajo. Vpliv interesnih skupin, ki niso bili pravočasno obveščeni, lahko sprejemajo odločitve, ki niso primerne za njihovo upravljanje, zato je pomembno, da so obveščeni in zadovoljni.
• Če se pojavijo težave ali če vaš projekt ne izpolnjuje ključnih ciljev, ne obupajte. Pomembneje je, kako ravnate s situacijami. Preglejte vzrok problema, uporabite ustrezne korektivne ukrepe, obvladujte potrebne spremembe v načrtih, obvestite zainteresirane stranke o razmerah in nadaljujte z vodstvom.

Upravljanje projektov je mogoče opredeliti kot disciplino organiziranja in upravljanja s sredstvi tako, da je določen projekt v celoti končan v okviru obsega, časovnih in stroškovnih omejitev, predlaganih na začetku. Zato vključuje izvedbo vrste dejavnosti, ki za dosego vnaprej določenih ciljev porabijo vire, kot so čas, denar, ljudje, materiali, energija, komunikacija (med drugim).

Na podlagi te definicije projektnega vodenja so definirana in vzpostavljena potrebna področja znanja, ki jih mora imeti dober upravitelj za učinkovito izvajanje njihovega dela, in so:

• Integracija in obseg projekta: to področje je povzeto z dvema besedama: poslanstvo in vizija. Vodja projekta mora biti jasno o obsegu projekta v smislu pogojev in časov ter predvsem glede vpliva. To vključuje razvoj in izvedbo načrta ter nadzor nad spremembami. Za to morate poznati specifične tehnične in konstruktivne vidike za izvedbo dela.
• Ocena časa in rokov: Ta pristojnost vključuje pripravo načrta, kjer so določeni načrtovani nalogi, njihova obdobja izvajanja in razpoložljivi viri za vsakega. Vodja projekta mora biti sposoben upravljati programe in aplikacije, ki se uporabljajo za razvoj delovnega časa, na primer Microsoft Project, Primavera itd.
• Upravljanje stroškov: dober vodja projekta mora upravljati posebne in splošne stroške s predhodnim delom načrtovanja virov (človek, material, oprema in tehniki).
• Upravljanje s kakovostjo: so potrebne naloge za izvajanje ukrepov, ki omogočajo ocenjevanje kakovosti izdelkov, storitev ali vsebin in odpravljajo vse ovire, ki preprečujejo doseganje višje stopnje zadovoljstva. Za izpolnjevanje te usposobljenosti mora upravitelj poznati tehnične in kakovostne predpise, ki veljajo v okolju, kjer se gradnja izvaja.
• Upravljanje s človeškimi viri: to vključuje najem visoko usposobljenega osebja, oceno njihove uspešnosti in upravljanje spodbud; z idejo o sprejemanju odločitev, ki povečujejo produktivnost in zavezanost sodelujočih v projektu.
• Vodenje odnosov: vodja projekta mora razviti tudi načrt odnosov in komunikacij, ki se prilagaja potrebam posameznega primera. Navedeni načrt mora načeloma predvidevati porazdelitev informacij, njeno tekočino in razkritje statusa vsake faze projekta od prve do zadnje dobave.
• Upravljanje s tveganji: To področje znanja ima opraviti s prepoznavanjem nevarnosti, ki se lahko srečujejo z ekipo v kateri koli fazi izvajanja, in obvladovanje teh tveganj, bodisi za ublažitev njihovih posledic ali vzvratno njegov vpliv.

V kratkem vodenju projektov je eden od največjih izzivov, s katerimi se mora gradbeni inženir soočiti v svojem poklicnem življenju in za katerega v učilnicah ni bil popolnoma pripravljen, zato je vsak dober strokovnjak, ki se odloča, da se bo posvetil V to disciplino morate sprejeti odločitev, da se pripravite na vsakega od področij znanja, potrebnih za odličnega vodje projekta.